会计师事务所信息与沟通研究

  进入21世纪后,美国的安然、世通、朗讯等公司相继爆出财务丑闻,经营失败震动了整个世界经济,投资人对上市公司的财务报告出现空前的信任危机。 22年7月,美国国会通过了萨班斯-奥克斯利法案(简称SOX法案)强调了公司内控的重性。《萨班斯法案》第44条款的最终细则明确表明COSO 内部控制框架作为评估企业内部控制的标准,纽约证交所上市的公司需按照法案求,引进COSO内部控制框架,整合现有内部控制,满足法案的求。
21年6月,我国财政部制定发布了包括基本规范和若干具体规范的《单位内部会计控制规范体系》。28年5月22日,财政部、中国证监 会、审计署、银监会、保监会紧跟国际社会对内部控制的求,联合发布了《企业内部控制基本规范》,成为我国企业内部控制建设的标志性事件。21年4月 26日,财政部等五部门隆重举行发布会宣布21年4月15日中华人民共和国财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部门又联合发布(财会 2111号)文件,通知印发《企业内部控制应用指引-第1号组织架构》等18项应用指引、《企业内部控制评价指引》、《企业内部控制审计指引》 (简称为企业内部控制配套指引)共同构建了中国内部控制规范体系。
我国从上市公司开始了的内部控制体制建设的道路。企业在年终编制内部控制评价报告,对于这个评价报告,经有资质的注册会计师事务所审计, 出具审计报告。会计师事务所作为企业内部控制制度的核查者,对会计事务所内部的内控管理理应更为严格。在工作中会计师事务所中常常把内部控制的设计和评审 看做了重点,企业则把对内部控制形成审计意见放在了首位,内控执行者在穿行测试中乐此不彼,常常忽视了信息与沟通的重性。COSO内部控制框架认为,内 部控制系统是由控制环境、风险评估、内控活动、信息与沟通、监督五素组成。加强信息与沟通是内部控制执行的保证,如果在信息与沟通的管控上疏忽往往导致 内部控制失败。
信息与沟通求与企业相关的信息必须以一种能使人们行使各自职能的形式和时限被识别、掌握和沟通。信息与沟通中通常出现的问题是企业内部控制 是一个自上而下的控制,而在内部控制制度的执行过程中自下而上信息与沟通作为一个互动的过程其作用就显得尤为重。在我国会计师事务所内部控制工作中存在 信息与沟通不畅的现象。
一、我国会计师事务所信息与沟通不畅的表现
信息与沟通的反馈不畅会影响内部控制制度的制定和执行,具体表现在业务管理和行政管理两个方面。
1、业务管理信息与沟通不畅
业务管理信息与沟通不畅通常体现在项目组之间和项目部内部两个方面。
(1)在项目组与项目组之间沟通不畅。会计师事务所出具的报告是于智力与知识的特殊展现形式,一旦公开常常为多方面应用,所以在事务所内部会 有技术壁垒导致信息不畅的现象发生。具体表现为项目组与项目组很少采取互联网络、电子邮件等方式进行信息与沟通,对所需的信息在单位内部无法做到准确、及 时的传递和共享,从而造成信息资源浪费,甚至对信息反馈的结果相反。
(2)项目组内部也存在沟通不畅问题。由于会计师事务所作为咨询服务行业是利用事务所内部会计师的智力与知识为企业客户供会计和审计服务的 特殊服务企业,员工出于个人目的或者想当然情形,没有特别求通常不会采用手机短信、信息快报等形式进行业务协调和思路沟通,导致事务所信息滞后或者重复 工作的现象时有发生。
2、行政管理信息与沟通不畅
会计师事务所作为一个企业,其重会议决定和重制度、董事会成员的薪酬政策、重大事项的决策程序、可预见的重大风险、接受外部监督检查情况 应当是透明和公开的。但是在实务工作中,规范事务所的行为规范、业绩评价制度、薪酬制度、晋升制度、培训制度、质量控制政策以及程序等内部管理制度,往往 语焉不详,或者没有标准没有数据没有可操作性。对于影响事务所未来发展的重大决策事项,事务所应当向员工通报,但是在实践中,我们几乎看不到看到有关允许 员工对不当行为的反映采取特别沟通方式的制度规定,也没有相应的沟通记录,更没有对于对反映疑似不当行为的人供回馈的可操作制度。在检查中没有发现事务 所的开放性与外界沟通的渠道,缺失收集回馈资讯的机制。
那么具体到会计师事务所的内控管理如何建立信息与沟通体系,促进内部控制有效运行呢?内部控制中的信息与沟通主是查明事务所所建立的信息收 集系统和信息与沟通渠道,能否确保和影响内部控制其他素有关的信息有效传递。内部控制制度的执行过程中的信息与沟通和反馈是促使事务所与公众畅通联系, 并从而得到公众的理解和信任的重途径。只有构建了顺畅的信息与沟通体系,才能促进事务所内部控制有效运行。
二、构建会计师事务所信息与沟通体系
构建会计师事务所信息与沟通体系从建立信息与沟通制度和完善举报投诉和反舞弊机制两个方面做起。
1、建立信息与沟通制度
建立信息与沟通制度,其主内容包括信息收集制度的建立和信息与沟通制度的建立两个方面。
制定内外信息收集管理制度。会计师事务所在制定科学的信息收集制度时关注以下几个方面。首先,信息制度准确识别、全面收集来源于单位外部 及内部的财务及非财务信息,为内部控制的有效运行供信息支持;其次,制度的制定使组织通过会计资料、经营管理资料、调查研究报告、会议记录纪、专项 信息反馈、内部报刊网络等渠道和方式获取所需的内部会计信息、生产经营信息、资本运作信息、人员变动信息、技术创新信息、综合管理信息等;再次,组织通 过立法监管部门、社会中介机构、行业协会组织、业务往来单位、市场调查研究、外部来信来访、新闻传播媒体等渠道和方式获取所需的外部政策法规信息、经济形 势信息、监管求信息、市场竞争信息、行业动态信息、客户信用信息、社会文化信息、科技进步信息等;最后,组织管理层保证能及时、完整地知悉自己为履行 职责所必须知道的信息,组织有合理的制度把详细的信息及时供给适当的员工,使他们有效率和有效果地执行任务。当然组织建立或修正资讯系统,是否适应单位 整体规划的需,是否有利于单位整体目标和作业层级目标的实现,组织资讯系统有无整理、加工和储存信息的功能,管理层是否重视和支持信息系统工作,在人 力、物力及财力上投入程度如何和有何种承诺也是信息收集制度的关键。
  加强内外部信息传递和共享。加快信息传递和共享组织首先建立采取互联网络、电子邮件、电话传真、手机短信、信息快报、例行会议、专题报告、调查研 究、员工手册、教育培训、内部刊物等多种方式,对所需的信息在单位内部准确、及时传递与共享;所沟通的信息有适宜通过筛选和核对流程,以保证其真实、可 靠和适当,不至于产生负面影响;组织建立有开放性的与外界沟通的渠道,必须建立有收集回馈资讯的机制,以保证回馈资讯能及时、准确地传达给有关内部人 员;外部沟通建立关注与投资者和债权人的沟通,与客户的沟通,与供应商的沟通,与监管机制的沟通,与外部审计的沟通和与律师的沟通,与新闻媒体的沟通等 沟通机制,强化本单位的道德和标准的对外沟通也是信息与沟通制度的重方面。
2、建立反舞弊机制
反舞弊造假机制的首任务是增加舞弊处理处罚力度,对于违法违纪、妨碍事务所发展的,坚决按照法律进行查处,绝不姑息手软。把处理结果公 示,让更多的人通过了解舞弊活动的手段手法和处理结果起杀一儆百的效果,促进作风和廉政建设。同时还做好违法违纪资料线索的传递工作,有针对的对行业内 部舞弊案件进行分析和研究,避免事务所犯同样的错误,从而卷入有关诉讼纠纷案中。
制定反舞弊造假规章制度。制定反舞弊造假规章制度时在对舞弊违法问题的处理上始终确保“让舞弊成本远远大于舞弊收益”原则。在事务所内合理 授权,相互牵制和监督是制定反舞弊造假规章制度的关键。在工作中建议设定定期询问员工是否理解并执行了公司的道德准则,员工是否执行了内部控制活动的反舞 弊规定。做到这些,主从三个方面着手事前的制度安排、事中的现场监督以及事后的处理制度。事前的制度安排约定舞弊将付出比收益大得多的舞弊成本,事 中的现场监督必须环环相扣,事后的处理制度做到绝不姑息迁就。
设置举报投诉专线和保障措施。举报制度的建立是对反舞弊机制的合理补充。设置醒目的举报投诉专线和完备的保障措施是保证举报制度顺畅进行的关 键。一定确定事务所制定有允许员工对不当行为的反映采取特别沟通方式,如匿名沟通、绕过直属上司向上级呈报;对反映疑似不当行为的人,供回馈,做到 不打击不报复。当管理层收到外界对单位不良反映或投诉时,有措施积极地采取核查行动,并把追查结果及时告知反映或投诉的单位和个人并予以公示。保证举报 机制顺利运行,从而规避舞弊风险。
会计师事务所信息系统不仅处理内部资料,而且还处理形成企业决策和外部报告所必须的外部事件、行为和条件的信息。确保内部控制的有效实施, 就必须重视信息与沟通。尤其是在会计师事务所行业,有效的交流必须是广泛的进行,并且涉及机构的各个方面。所有人员都能从高级管理层获得清楚的信息,他 们必须明白各自在内部控制制度中的作用,明白个人的行为如何与他人的工作相联系。在内控制性中信息得到有自下而上的传递,会计师事务所还注意顾客、供应 商、监管者和股东这样的外界之间有效的沟通途径。
国外会计师事务所由于发展的时间比较长,逐渐形成了一套比较成熟的内部控制管理理念。我们以普华永道为例来看,该事务所在组织设置方面设置多 个专业委员进行内部制衡和协调。风险管理委员会进行风险管控,执行内部互检;薪酬管理委员会负责细化科学薪资决策,而且实行透明化管理;专业委员会负责对 审计项目进行监督、审核和质量把关。普华永道的谨慎原则,使各委员会间相互沟通,相互监督,任何合伙人都不能擅自独断决定事务所的事项。具体到国内,近年 来也涌现出一批优秀的努力做大做强的事务所。中瑞岳华在完善事务所组织中瑞岳华一直践行“慎行严思、以专至诚、优质服务、永创一流”的执业理念,坚持行业 内做大做强“走上去”的战略和国际化发展“走出去”的跨越式发展战略,他在合伙人委员会下设合伙人监督委员会,进行不畅信息沟通的解决渠道,同时下设部门 中设置信息部,进行信息沟通和交流,为我国会计师行业的内部控制建设做出了表率作用。
参考文献
1谢玉瑞.中国政府对注册会计师监管问题研究D.硕士学位论文,27年6月.
2财政部.《中国注册会计师执业准则26》(财会264号),26年2月.
3叶友.会计师事务所监控机制的现实问题和完善之道.5北京注册会计师6精华本(1996-28).
注本文系河南省教育厅人文社会科学研究项目阶段性成果(项目批准号212-GH-64)。
作者简介罗敏(1973-),女,河南许昌人,硕士,现供职于郑州大学西亚斯国际学院。